komunikasi eksternal

Pembahasan kali ini  adalah salah satu unsur dari administrasi, yakni komunikasi. Adapun guna dari komunikasi ialah menjadi alat yang dapat menyesuaikan personel dan proses terhadap situasi dan masalah yang dihadapi oleh setiap organisasi.  Komunikasi itu sendiri pada ruang lingkupp organisasi dibagi dua, yaitu komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Adapun komunikasi itu sendiri menjadi alat yang dapat menyesuaikan personel dan proses terhadap situasi dan masalah yang dihadapi oleh setiap organisasi.  Lebih lanjut mari kita lihat beberapa definisi dan segala hal yang berkaitan dengan komunikasi, terutama yang berkaitan dengan komunikasi eksternal

A. Definisi Komunikasi dari beberapa pakar 

1. Arni Muhammad : komunikasi adalah pertukaran pesan verbal maupun nonverbal antara si pengirim dengan si penerima pesan utnuk mengubah tingkah laku  
        
2. Harold Lasswell : komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan efek tertentu.  

B. Fungsi komunikasi 

• Menurut Riswandi bahwa fungsi komunikasi meliputi:
  1)      Fungsi komunikasi sosial
         Fungsi komunikasi sosial menunjukkan bahwa komunikasi penting untuk membangun konsep diri, ekstensi dan aktualisasi diri serta penting untuk kelangsungan hidup, memupuk hubungan dan mencapai kebahagiaan.
  2)      Fungsi komunikasi ekspresif
        Komunikasi ekspresif tidak otomatis bertujuan mempengarui orang lain, namun dapat dilakukan sejauh komunikasi tersebut menjadi instrumen untuk menyampaikan perasaan-perasaan kita. Perasaan-perasaan tersebut terutama dikomunikasikan melalui pesan-pesan non-verbal.  
  3)      Fungsi komunikasi ritual
         Komunikasi dalam kegiatan ritual ini menimbulkan adanya perasaan senasib sepenangguan yang menyertainya, artinya adanya perasaan bahwa kita terikat oleh sesuatu yang lebih besar dari diri kita, dan baha diri kita diakui dan diterima oleh kelompok kita.  
  4)      Fungsi komunikasi instrumental 
        Komunikasi instrumental mempunya beberapa tujuan umum, yaitu menginformasikan, mengajar, mendorong, mengubah sika; keyakinan; dan perilaku, menggerakkan tindakan dan menghibur. Tujuan tersebut menunjukkan bersifat persusif atau membujuk. Sebagai instrumen, komunikasi tidak saja digunakan untuk menciptakan dan membangun hubungan, akan tetapi juga sekaligus untuk merusak dan menghancurkan hubungan tersebut. Komunikasi berfungsi sebagai instruemn untuk mencapai tujuan-tujuan pribadi dan pekerjaan, biak tujuan jangka pendek maupun jangka panjang.

C. Komponen Komunikasi  

     Menurut Arni Muhammad , komunikasi memiliki beberapa komponen yang  meliputi:

1)      Pengirim Pesan

      Pengirim pesan adalah individu atau orang yang mengirim pesan. Sebelum pengirim mengirimkan pesan, si pengirim harus menciptakan terlebih dahulu pesan yang akan dikirimkannya. Menciptakan pesan adalah menentukan arti apa yang  akan dikirimkan kemudian menyandikan / encode arti tersebut ke dalam satu pesan, untuk selanjutnya dikirim melalui saluran. 

2)      Pesan

      Pesan adalah informasi yang akan dikirimkan kepada si penerima dalam bentuk verbal maupun non-verbal.

3)      Saluran

      Saluran adalah jalan yang dilalui pesan dari si pengirim dengan penerima. Channel  yang biasa dalam komunikasi adalah gelombang cahaya dari suara yang dapat kita lihat dan dengar.

4)      Penerima Pesan

      Penerima pesan adalah yang menganalisis dan menginterpretasikan isi pesan yang diterimanya. 

5)      Balikan

      Balikan adalah respons terhadap pesan yang diterima yang dikirimkan kepada si pengirim pesan. Dengan diberikannya reaksi ini kepada si pengirim, pengirim akan dapat mengetahui apakah pesan yang dikirimkan tersebut diinterprestasikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim. Bila arti pesan yang dimaksudkan oleh si pengirim diinterprestasikan sama oleh si penerima berarti komunikasi tersebut efektif. 

D. Proses Komunikasi 

     Menurut Onong U. Effendy  bahwa proses komunikasi terbagi menjadi dua tahap  yakni                       sebagai berikut:

1)      Proses komunikasi secara primer

Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media.

2)      Proses komunikasi secara sekunder 

Proses komunikasi secara sekunder adalah proses penyampaian pesan oleh seorang kepada orang lain dengan menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua setelah memakai lambang sebagai media pertama. Seorang komunikator menggunakan media kedua dalam melancrkan komunikasinya karena komunikan sebagai sasarannya berada di tempat yang relatif jauh atau jumlahnya banyak. 

E. Komunikasi Eksternal 

1. Deninisi : Menurut Onong Uchjana Effendy  komunikasi eksternal ialah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Ditambahkan pernyataan bahwasanya pada instansi-instansi pemerintah seperti departemen, direktorat, jawatan, dan pada perushaan-perusahaan besar, disebabkan oleh luasnya ruanng lingkup, komunikasi lebih banyak dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat (public relations officer) daripada oleh pimpinan sendiri. 
2. Pola proses komunikasi eksternal : Menurut Suranto A.W  pola-pola proses komunikasi ekstern dapat terwujuaddalam berbagai bentuk yakni:                                                              1)      Komunikasi antara kantor (manajemen) dengan konsumen (customer), pelanggan, atau pengguna jasa    2)      Komunikasi antara kantor dengan pemegang saham  3)      Komunikasi antara kantor dengan masyarakat umum 4) Komunikasi antara kantor dengan pemerintah 5)      Komunikasi antara kantor dengan pers 
3. Media komunikasi eksternal : menurut Suranto A.W : 1)      Media cetak ialah media komunikasi tercetak atau tertulis dimaksudkan untuk menjangkau publik eksternal seperti pemegang saham, konsumen, penlanggan, mitra kerja, dan sebagainya. Wujud dari media cetak itu sendiri contaknya yakni majalah perusahaan, bulletin, brosur, leaflet. 2)      Radio adalah media audio yang mampu mengirimkan pesan berupa informasi lisan (suara) kepada khlayak. 3)      Televisi, kaitannya dengan menyampaikan pesan kepada publik menggunakan media televisi berupa pemasangan iklan, mengundang wartawan/reporter televisi agar memuat berita yang berkaitan dengan organisasi, dan dapat pula dengan mengajukan permohonan untuk mengisi acara. 

Pembahasan mengenai komunikasi eksaternal mungkin sampai disini saja, semoga menjadi manfaat untuk yang mencari tahu tentang komunikasi eksternal. 

Berikiut ini adalah sumber buku yang saya gunakan untuk menulis pembahasan diatas :

ArniMuhammad. (2005). Komunikasi Organisasi. Jakarta : Bumi Aksara

Onong Uchjana Effendy. (2013). Ilmu Komunikasi, Teori dan Praktek. Bandung: PT Remaja       

         Rosdakarya

Riswandi. (2009). Ilmu Komunikasi. Yogyakarta: Graha Ilmu 

Suranto A.W. 2005. Komunikasi Perkantoran. Yogyakarta : Media wacana 

         

Tweet