Perbekalan Tata Usaha

Perbekalan Tata Usaha

          Pekerjaan kantor erat kaitannya dengan alat-alat yang digunakan untuk mempermudah dan membantu mengerjakan pekerjaan kantor. Untuk itu seorang pegawai kantor paling tidak tahu alat yang dapat membantunya untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan. Mengetahui peralatan kantor merupakan hal yang penting bagi karyawan, bukan hanya mengetahui saja namun tahu fungsi dari alat-alat yang ada. Paling tidak ia dapat memilih peralatan yang sesuai dengan kebutuhan dia untuk membantu menyelesaikan tugasnya. Untuk itu berikut adalah pengetahuan mendasar mengenai memilih peralatan:

Pengertian dari Kantor dan  Tata Usaha itu sendiri adalah sebagai berikut :

Istilah kantor dari bahasa belanda yaitu kantoor. Peralatan kantor memiliki beberapa pengertian diantaranya 

·         Ruang kerja, ruang tulis

·         Markas dimana seseorang pengusaha beserta stafnya menjalakan usahanya

·         Instansi, perusahaan dan badan usaha.

Kantor dalam arti statis: menggambarkan suatu tempat berupa gedung dan fasilitas perlengkapanya; statis berarti diam, tetap, tak bergerak.

Kantor dalam arti dinamis menunjukan kegiatan yang dilaksanakan dalam suatu tempat; dinamis berarti bergerak dan senantiasa berubah.

Menurut Te Gie , tata usaha adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud enam pola perbuatan-menghimpun, mencatat, mengolah , menggandakan, mengirim dan menimpan keterangan-yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama. Kesimpualnnya bahwa tata usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan – keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha bersama.

Adapun jenis-jenis pekerjaan kantor sebagai berikut:

1.      Pekerjaan kantor bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis menulis.

a.      Pengurusan dan penanganan surat (surat masuk dan surat keluar)

b.      Penyimpanan surat (kearsipan)

c.       Pengetikan

d.      Pengurusan kepegawaian

e.      Pengurusan keuangan

f.        Pengurusan perlengkapan

g.      Penggandaan

h.      Pembuatan laporan

2.      Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang tidak banyak berhubungan dengan tulis menulis

a.      Menelpon

b.      Menerima tamu

c.       Memelihara gedung kantor

d.      Pelayanan keamanan

e.      Pekerjaan pesuruh

Tata usaha mempunyai tiga ciri utama :

a.      Bersifat pelayanan yaitu tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif

b.      Bersifat merembet ke segenap bagian dalam organisasi yaitu bahwa dalam tata usaha diperlukan dimana – mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi

c.       Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi yaitu tata usaha dapat mencapai segala tempat tidak hanya terbatas dalam lingkungan banggunan, gedung, atau kantor dari suatu badan usaha yang bersangkutan.

Suatu sifat yang sudah pasti adalah bahwa tata usaha tidak dapat berjalan sendiri, sebab semua pekerjaan harus direncanakan, diatur, disusun, diarahkan, dikendalikan, dan disempurnakan oleh pejabat/pimpinan organisasi.

Terdapat da macam pekerjaan kantor jika ditinjau dari sifatnya yaitu :

Pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis menulis

•      Pengurusan dan penanganan surat (surat masuk dan surat keluar)

•      Penyimpanan surat (kearsipan)

•      Pengetikan

•      Pengurusan kepegawaian

•      Pengurusan keuangan

•      Pengurusan perlengkapan

•      Penggandaan

•      Pembuatan laporan

Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan yaitu pekerjaan kantor yang tidak banyak berhubungan dengan tulis menulis

•      Menelpon

•      Menerima tamu

•      Memelihara gedung kantor

•      Pelayanan keamanan

•      Pekerjaan pesuruh

Perbekalan tata usaha juga tidak terlepas dari pengetahuan tentang peralatan kantor. Perlengkapan kantor itu sendiri meliputi barang-barang kecil yang digunakan sehari-hari seperti penjepit kertas, stapler, pelubang kertas, bolpen dan kertas, tetapi juga mencakup perlengkapan mahal seperti komputer, printer, mesin faksimle, mesin fotocopy dan kas register, serta furnitur kantor seperti bilik, lemari arsip.  

            Bekal kantor itu sendiri adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaianya sehari-hari dikantor. Sedangkan perbekalan tata usaha adalah semua perbekalan  ataupun peralatan yang berupa barang-barang kantor yang diperlukan untuk menunjang lancarnya pekerjaan kantor dalam usaha pencapaian tujuan organisasi

Jenis-jenis dari perbekalan taata usaha itu sendiri adalah sebagai berikut :

•      Barang lembaran, misalnya kertas, karton, karbon, dan berkas

•      Barang bentuk lainya, misalnya lem, karet, penghapus, tinta

•      Alat tulis kantor (ATK),misalnya pensil, bolpoint, capnomor

•      Alat keperluan lainya misalnya : alat pencabut jepitan, mistar, bantalan cap

•      Mesin kantor misalnya mesin kantor : mesin tik, mesin hitung, mesin stencil

•      Perabot kantor misalnya : meja , lemari, peti besi

•      Perlengkapan lainya: lampu, kipas angina, AC

Referensi

Nurida, Ida.2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Kanisius

Purwanto W, S.Eko.1999. Pengetahuan Mesin-mesin Kantor. Yogyakarta: Adicita Karya Nusa

Sabri.2007. Pengetahuan Mesin Kantor. Diakses dari http://sabri07.blogspot.com/2010/11/mesin-     kantor.html, Pada tanggal 18 April 2013

Sukadi.2013. Materi Mengelola Peralatan Kantor. Diakses dari http://smknkasimbar.blogspot.com/2012/10/download-modul-dan-materi-administrasi.html, Pada tanggal 18 April 2013

Tweet